Автоматизация бизнес-процессов АО "Ижевский завод пластмасс" на базе программного продукта "1С:Документооборот 8 КОРП"

Описание кейса

Ижевский завод пластмасс был образован в 1972 году в составе Министерства химической промышленности СССР. На текущий момент АО «Ижевский завод пластмасс» это:

• одно из крупнейших предприятий по переработке полимерного сырья в России;
• единственный в России и Восточной Европе производитель физически сшитого пенополиэтилена и пеносэвилена (торговая марка ИЗОЛОН);
• достойный участник международного рынка, сертифицирован на соответствие стандарту ГОСТ ИСО 9001-2015;
• предприятие, которое реально заботится о людях и окружающей среде.

На предприятии работает более 650 сотрудников, автоматизированных рабочих мест порядка 150. Весь документальный учет велся на бумажных носителях и в электронных таблицах на компьютерах. При этом завод постоянно сталкивался с такими проблемами как:

• человеческий фактор, потеря/дублирование документов;
• долгий поиск необходимых документов;
• низкая эффективность использования рабочего времени, когда приходится носить документы по всему заводу для согласований, исправлений и т.п.;
• низкая скорость реализации необходимых задач (не видно на каком этапе согласования находится, та или иная задача: в доработке, согласована или отклонена).

Тем самым скорость принятия управленческих решений значительно растянута, что влечёт дополнительные затраты и риски в основной деятельности организации. Поэтому мы приняли решение обратиться в компанию ООО «Софт Мастер», хорошо зарекомендовавшую себя в 2016 году при внедрении "1С:Управление торговлей 8» к нам на завод. Кроме того, с тех самых пор мы находимся на обслуживании по ИТС у этой компании.

Специалисты ООО «Софт Мастер» составили план–график работ, включающий в себя ряд последовательных этапов внедрения.

1этап:

• установка "1С:Документооборот 8 КОРП";
• установка общих настроек и наполнение информационной базы нормативно справочной информацией (НСИ);
• настройка прав доступа.

2 этап:

• настройка видового состава документов. Всего было реализовано/автоматизировано около 22 документов (Приказы, распоряжения, входящие документы: договора, предложения, рекламации; исходящие документы: претензионные, исходящие письма и т.д.);
• также были проработаны маршруты согласования документов и шаблоны по нашим пожеланиям.

3 этап:

• написание инструкций;
• обучение сотрудников.

Несмотря на большое изменение в жизни работников завода и трудностью в восприятии функционала программы рядом сотрудников, эксплуатация в течение первого месяца показала значительные улучшения:  

1. Появилась отличная прослеживаемость движения и исполнения документов: любой исполнитель знает местонахождение и решение по любому подготовленному документу;
2. Сократилось время принятия управленческих решений и упростился способ контроля за ними;
3. Повысилась оперативность выполнения поставленных задач;
4. Повысилась дисциплина исполнителей: все поручения записаны и регулярно контролируется их выполнение;
5. Повысилась скорость согласования и утверждения некоторых документов в 3 раза;
6. Ускорился поиск и систематизация документов.

Благодаря проведенной автоматизации бизнес-процессов, мы снизили трудозатраты на неэффективную работу по поиску документов, ручному контролю выполнения задач, хождению по кабинетам для согласования документов. Теперь ряд задач решается в 2 клика!

Спасибо компании «Софт Мастер» за проведенную работу и дальнейшее сотрудничество.

Грязев Андрей Владимирович, Директор по развитию АО «Ижевский завод пластмасс».

Эффекты от внедрения

• Быстрый поиск и оформление документов
• Сокращение ручных операций
• Высвобождение времени на более эффективную работу

Выполнены следующие работы:

• Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
• Продажа выбранных программных продуктов
• Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
• Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
• Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
• Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
• Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
• Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
• Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
• Обучение в группе в офисе заказчика

Автоматизированы следующие функции:

• Учет и хранение документов
• Ведение номенклатуры дел
• Учет и контроль исполнения поручений
• Учет договоров

Сопровождение:

• Оформлен платный договор 1С:ИТС
• Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
• Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
• Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"

Дополнительная информация о выполненных работах и результатах внедрения

В ходе работы выполнены следующие задачи:

1. Настройка видового состава документов: входящие и исходящие документы.

Входящие документы:
ВП в разрезе тематик (Коммерческие предложения, Претензии от сторонних организаций, Прочее), ВП электронное, Запрос в разрезе тематик. Настройки индексов нумерации в разрезе подразделений для нумерации ИП.

Исходящие документы:
Гарантийное письмо, Исходящее письмо, Ответ на запрос. Настройки обработки для ВП.

2. Разработка расширения, в котором исправляется типовой алгоритм формирования печатной формы "Номенклатура дел", чтобы нумерация шла в порядке возрастания (до этого нумерация была вразнобой).

4. Разработка алгоритмов и скриптов заполнения реквизитов для служебных записок директору по направлению, на имя генерального директора и по общим вопросам. Почти каждый реквизит имел свои нюансы: заполнение должно перестраиваться в зависимости от пользователя и отдела. Создание расширения, с помощью которого осуществляется запрет проведения Документов предприятия с незаполненной номенклатурой дел.

5. Разработка алгоритмов и скриптов заполнения реквизитов для исходящего письма.

6. Создание скриптов автозаполнения бланка письма на имя генерального директора.

7. Разработка программных условий для проверки выполнения наличия файла из программы "КАМИН:Расчет заработной платы. Версия 2.0 ПРОФ" в документе Заявление на отпуск, создание новой роли для регистра сведений Склонения, перенос расширения по проверке заполнения номенклатуры дел в документах. Исправление запрета на добавление файлов в документы для пользователей, не имеющих полные права.

8. Настройка видового состава документов: Внутренние документы: Приказы по основной деятельности, Приказы по личному составу (кадровые), Приказ о наказании. Настройка обработки приказов.

9. Настройка видового состава документов: Внутренние документы: Распоряжения директоров по направлениям, Протокол совещания, Служебные записки. Настройка обработки. Редактирование шаблонов документов. Настройка нумераторов.

ВНЕДРЕНИЕ

АО "Ижевский завод пластмасс"

Общая численность компании (включая филиалы): 650

Ижевск, Декабрь 2022

Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)

Общее число автоматизированных рабочих мест: 150

Количество одновременно работающих клиентов

Тонкий клиент: 150