Компоненты: 8.3
Внедренное типовое решение: 1С:Документооборот КОРП
Отрасли: Производство, ТЭК >> Химическая, нефтехимическая, фармацевтическая промышленность
Описание кейса
Ижевский завод пластмасс был образован в 1972 году в составе Министерства химической промышленности СССР. На текущий момент АО «Ижевский завод пластмасс» это:
- одно из крупнейших предприятий по переработке полимерного сырья в России;
- единственный в России и Восточной Европе производитель физически сшитого пенополиэтилена и пеносэвилена (торговая марка ИЗОЛОН);
- достойный участник международного рынка, сертифицирован на соответствие стандарту ГОСТ ИСО 9001-2015;
- предприятие, которое реально заботится о людях и окружающей среде.
На предприятии работает более 650 сотрудников, автоматизированных рабочих мест порядка 150. Весь документальный учет велся на бумажных носителях и в электронных таблицах на компьютерах. При этом завод постоянно сталкивался с такими проблемами как:
- человеческий фактор, потеря/дублирование документов;
- долгий поиск необходимых документов;
- низкая эффективность использования рабочего времени, когда приходится носить документы по всему заводу для согласований, исправлений и т.п.;
- низкая скорость реализации необходимых задач (не видно на каком этапе согласования находится, та или иная задача: в доработке, согласована или отклонена).
Тем самым скорость принятия управленческих решений значительно растянута, что влечёт дополнительные затраты и риски в основной деятельности организации. Поэтому мы приняли решение обратиться в компанию ООО «Софт Мастер», хорошо зарекомендовавшую себя в 2016 году при внедрении "1С:Управление торговлей 8» к нам на завод. Кроме того, с тех самых пор мы находимся на обслуживании по ИТС у этой компании.
Специалисты ООО «Софт Мастер» составили план–график работ, включающий в себя ряд последовательных этапов внедрения.
1этап:
- установка "1С:Документооборот 8 КОРП";
- установка общих настроек и наполнение информационной базы нормативно справочной информацией (НСИ);
- настройка прав доступа.
2 этап:
- настройка видового состава документов. Всего было реализовано/автоматизировано около 22 документов (Приказы, распоряжения, входящие документы: договора, предложения, рекламации; исходящие документы: претензионные, исходящие письма и т.д.);
- также были проработаны маршруты согласования документов и шаблоны по нашим пожеланиям.
3 этап:
- написание инструкций;
- обучение сотрудников.
Несмотря на большое изменение в жизни работников завода и трудностью в восприятии функционала программы рядом сотрудников, эксплуатация в течение первого месяца показала значительные улучшения:
- Появилась отличная прослеживаемость движения и исполнения документов: любой исполнитель знает местонахождение и решение по любому подготовленному документу;
- Сократилось время принятия управленческих решений и упростился способ контроля за ними;
- Повысилась оперативность выполнения поставленных задач;
- Повысилась дисциплина исполнителей: все поручения записаны и регулярно контролируется их выполнение;
- Повысилась скорость согласования и утверждения некоторых документов в 3 раза;
- Ускорился поиск и систематизация документов.
Благодаря проведенной автоматизации бизнес-процессов, мы снизили трудозатраты на неэффективную работу по поиску документов, ручному контролю выполнения задач, хождению по кабинетам для согласования документов. Теперь ряд задач решается в 2 клика!
Спасибо компании «Софт Мастер» за проведенную работу и дальнейшее сотрудничество.
Грязев Андрей Владимирович, Директор по развитию АО «Ижевский завод пластмасс».
Эффекты от внедрения
- Быстрый поиск и оформление документов
- Сокращение ручных операций
- Высвобождение времени на более эффективную работу
Выполнены следующие работы:
- Консультации по выбору программного обеспечения и вариантов его сопровождения
- Продажа выбранных программных продуктов
- Установка программного обеспечения на компьютеры заказчика
- Сбор и анализ требований заказчика к автоматизированной системе
- Планирование этапов работ, составление календарного плана работ
- Создание интерфейсов и наборов прав пользователей
- Интеграция с другими системами на базе "1С:Предприятия"
- Начальные настройки типового/отраслевого решения (программы) для начала ведения учета
- Ввод начальных остатков / помощь при вводе начальных остатков
- Обучение в группе в офисе заказчика
Автоматизированы следующие функции:
- Учет и хранение документов
- Ведение номенклатуры дел
- Учет и контроль исполнения поручений
- Учет договоров
Сопровождение:
- Оформлен платный договор 1С:ИТС
- Осуществляется консультирование по методическим вопросам работы с программой "1С"
- Произведена настройка и проверка доступа к сайту поддержки пользователей users.v8.1c.ru
- Осуществляется консультирование по техническим вопросам работы с программными продуктами "1С"
Дополнительная информация о выполненных работах и результатах внедрения
В ходе работы выполнены следующие задачи:
1. Настройка видового состава документов: входящие и исходящие документы.
Входящие документы:
ВП в разрезе тематик (Коммерческие предложения, Претензии от сторонних организаций, Прочее), ВП электронное, Запрос в разрезе тематик. Настройки индексов нумерации в разрезе подразделений для нумерации ИП.
Исходящие документы:
Гарантийное письмо, Исходящее письмо, Ответ на запрос. Настройки обработки для ВП.
2. Разработка расширения, в котором исправляется типовой алгоритм формирования печатной формы "Номенклатура дел", чтобы нумерация шла в порядке возрастания (до этого нумерация была вразнобой).
3. Доработка обработки по заполнению номенклатуры дел из файла MS Excel.4. Разработка алгоритмов и скриптов заполнения реквизитов для служебных записок директору по направлению, на имя генерального директора и по общим вопросам. Почти каждый реквизит имел свои нюансы: заполнение должно перестраиваться в зависимости от пользователя и отдела. Создание расширения, с помощью которого осуществляется запрет проведения Документов предприятия с незаполненной номенклатурой дел.
5. Разработка алгоритмов и скриптов заполнения реквизитов для исходящего письма.
6. Создание скриптов автозаполнения бланка письма на имя генерального директора.
7. Разработка программных условий для проверки выполнения наличия файла из программы "КАМИН:Расчет заработной платы. Версия 2.0 ПРОФ" в документе Заявление на отпуск, создание новой роли для регистра сведений Склонения, перенос расширения по проверке заполнения номенклатуры дел в документах. Исправление запрета на добавление файлов в документы для пользователей, не имеющих полные права.
8. Настройка видового состава документов: Внутренние документы: Приказы по основной деятельности, Приказы по личному составу (кадровые), Приказ о наказании. Настройка обработки приказов.
9. Настройка видового состава документов: Внутренние документы: Распоряжения директоров по направлениям, Протокол совещания, Служебные записки. Настройка обработки. Редактирование шаблонов документов. Настройка нумераторов.
ВНЕДРЕНИЕ
АО "Ижевский завод пластмасс"
Общая численность компании (включая филиалы): 650
Ижевск, Декабрь 2022
Вариант работы: Клиент-серверный (сервер базы данных: Microsoft SQL Server)
Общее число автоматизированных рабочих мест: 150
Количество одновременно работающих клиентов
Тонкий клиент: 150